CELEBRIS-KONSERNIN YLEINEN TIETOSUOJAILMOITUS

päivitetty 1.3.2020

1) CELEBRIS-KONSERNIN YLEINEN TIETOSUOJAILMOITUS

Tämä Celebris-konsernin yleinen tietosuojailmoitus sisältää tietoja siitä, kuinka Celebris-konsernin yhtiöt tavanmukaisesti käsittelevät sinun henkilötietojasi. Tältä osin henkilötietojen käsittelytoimet ovat kaikkien Celebris-konsernin yhtiöiden osalta samat.

Huomaathan, että läpinäkyvyyden vuoksi me informoimme meidän palveluitamme käyttäviä henkilöitä erikseen jokaisen palvelun yhteydessä (ks.kohta 3). Mikäli myös palveluita käyttäviä henkilöitä informoitaisiin tässä tietosuojailmoituksessa, tämä tietosuojailmoitus kasvaisi tarkoituksettoman laajaksi.

Toimitamme siten tällä tietosuojailmoituksella sinulle EU:n tietosuoja-asetuksen artikloissa 13 ja 14 vaaditut tiedot ennen kuin käsittelemme sinun henkilötietojasi.

2) CELEBRIS-KONSERNI, REKISTERINPITÄJÄT JA YHTEYDENOTOT

Celebris-konsernin emoyhtiö on Celebris Oy (2681863-6), joka sijaitsee osoitteessa Aurakatu 10 B, 20100 Turku ja tytäryhtiöitä ovat:

– Celebris Technology Oy (2736664-3), Lemuntie 3-5, 00510 Helsinki
– Citywork Oy (2781428-2), Aurakatu 10 B, 20100 Turku
– Citywork Helsinki Oy (2781422-3), Lemuntie 3-5, 00510 Helsinki
– Citywork Häme Oy (2781420-7), Visamäentie 33, 13100 Hämeenlinna
– Citywork Pirkanmaa Oy (2781414-3), Hämeentie 14 C 25, 33100 Tampere
– Citywork Pohjanmaa Oy (2781426-6), Typpitie 1, 90650 Oulu
– Citywork Security Oy (2285403-1), Aurakatu 10 B, 20100 Turku
– Citywork Turku Oy (2781405-5), Aurakatu 10 B, 20100 Turku
– Citywork Uusimaa Oy (2781386-1), Lemuntie 3-5, 00510 Helsinki
– Citywork Palvelut Oy (3107774-8) Aurakatu 10 B, 20100 Turku
– HR Yhtiöt Oy (2781418-6), Asematie 2, 01300 Vantaa
– Projektivoima Oy (2255805-6), Torikatu 3-5, 45100 Kouvola
– Profiili Recruitment Oy (3107691-3), Lemuntie 3-5 A, 00510 Helsinki

Jokainen Celebris-konsernin yhtiö toimii omien tavanmukaisten henkilötietojen käsittelytoimiensa osalta rekisterinpitäjänä. Kyseiset henkilötietojen käsittelytoimet listataan alla kohdassa 5.

Mikäli sinulla on kysyttävää tietosuojailmoitukseen liittyen, voit olla yhteydessä Yrjö Sulavuori, 040 085 1000, yrjo.sulavuori@logistiikkaratkaisut.fi

3) CELEBRIS-KONSERNIN MUUT TIETOSUOJAILMOITUKSET

Celebris-konsernin palveluiden tietosuojailmoitukset löydät täältä:

– Profiilirekrytointijärjestelmä-palvelun tietosuojailmoitus: www.profiili.io/legal
– Tiitus-palvelun tietosuojailmoitus: www.tiitus.fi/legal
– Tetti-palvelun tietosuojailmoitus: www.tetjakso.fi/legal

4) MUUTOKSET CELEBRIS-KONSERNIN YLEISEEN TIETOSUOJAILMOITUKSEEN

Voimme yksipuolisesti muuttaa tietosuojailmoitusta. Muutokset astuvat voimaan välittömästi, kun päivitetty versio tietosuojailmoituksesta julkaistaan.

5) HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTOIMET CELEBRIS-KONSERNISSA

Käsittelyn tarkoitus Oikeusperuste käsittelylle Rekisteröidyt ja henkilötiedot
(a) Asiakastietojen strateginen analyysi uusien palveluiden kehittämiseksi ja asiakkaiden tarpeiden täyttämiseksi Meidän oikeutettu etumme > meidän on analysoitava asiakastietojamme, voidaksemme parantaa palveluamme ja harjoittaa liiketoimintaamme. HUOM! Sinulla on oikeus kieltää suoramarkkinointi jokaisen markkinoinnin yhteydessä Kaikki asiakkaamme: (i) Perus- ja yhteystiedot, (ii) palvelun käyttöä koskevat tiedot
(b) Suoramarkkinointi (sähköpostit, puhelut ja tekstiviestit) Meidän oikeutettu etumme > meidän on toteutettava, perustettava ja kehitettävä asiakassuhteita, ja kehitettävä liiketoimintaamme. HUOM! Sinulla on oikeus kieltää suoramarkkinointi jokaisen markkinoinnin yhteydessä Yritysasiakkaamme: (i) Perus- ja yhteystiedot, (ii) palvelun käyttöä koskevat tiedot
(c) Yhteistyösuhteet Sopimus > sopimusten täytäntöönpano Yhteistyökumppanit: (i) Perus- ja yhteystiedot
(d) Rekrytointi Meidän oikeutettu etumme > meidän on hallittava rekrytointiamme. HUOM! Sinulla on oikeus kieltää meitä käsittelemästä sinun henkilötietojasi Työnhakijat: (i) Perus- ja yhteystiedot, (ii) CV, (iii) muut meille annetut tiedot
(e) Yhteydenottojen hallinta Meidän oikeutettu etumme > meidän on hallittava meille tehtyjä yhteydenottopyyntöjä Yhteyttä ottavat henkilöt: (i) Perus-ja yhteystiedot, (ii) muut meille annetut tiedot
(f) Sosiaalinen media Meidän oikeutettu etumme > meidän on hallittava meille tehtyjä yhteydenottopyyntöjä Yhteyttä ottavat henkilöt: (i) Perus- ja yhteystiedot
(g) Evästeet ja muut vastaavat tekniikat Suostumus > sähköisestä viestinnästä annetun lain (917/2014) mukainen suostumus Kotisivuillamme vierailevat henkilöt: IP-osoitteet

6) SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

Käsittelyn tarkoitus Tietolähteet:
Ks. tarkoitukset (a) – (f) ylempää (i) Rekisteröidyt itse
Ks. tarkoitus (g) ylempää (i) Evästeet

7) HENKILÖTIETOJEN SIIRTO

Voimme siirtää henkilötietojasi kolmansille (esim. tietojensäilytyspalveluntarjoajat) osana tavanmukaisia liiketoimiamme. Kun henkilötietoja siirretään kolmansille osapuolille, varmistamme, että henkilötietojen siirrot toteutetaan tietoturvallisesti ja asianmukaisin tietosuojasopimuksin.

Sinun henkilötietojasi voidaan siirtää yhteistyökumppaneillemme, tietojensäilytys- ja viestintäpalveluntarjoajille sekä kirjanpito- ja tilintarkastuspalveluntarjoajille sekä asiaankuuluville viranomaisille.
Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Huolehdimme tällöin asianmukaisesta tietosuojan tasosta esim. mallisopimuksin, Privacy Shield -järjestelmällä ja muilla vastaavilla järjestelyillä.

8) HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Käsittelyn tarkoitus Säilytysaika:
(a) Asiakastietojen strateginen analyysi uusien palveluiden kehittämiseksi ja asiakkaiden tarpeiden täyttämiseksi Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin niitä voidaan käyttää käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseen
(b) Suoramarkkinointi (sähköpostit, puhelut ja tekstiviestit) Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja niin pitkään, kunnes ilmoitat meille, ettet halua enää vastaanottaa markkinointia (opt out) tai me huomaamme, ettet enää halua vastaanottaa markkinointia.
(c) Yhteystyökumppanit ja mahdolliset yhteistyökumppanit Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja niin pitkään kuin meidän välisemme sopimus on voimassa.
(d) Rekrytointi Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja korkeintaan kahdentoista (12) kuukauden ajan työhakemuksen vastaanottamisesta, jos työnhakijoista ei ole tullut työntekijöitämme.
(e) Yhteydenottojen hallinta Tarpeelliset tiedot säilytetään kolmen (3) vuoden ajan yhteydenotosta lähtien.
(f) Sosiaalinen media Tarpeelliset tiedot säilytetään siihen asti, kunnes rekisteröity poistaa tietonsa.
(g) Evästeet ja muut vastaavat tekniikat Tietojen säilytysaika riippuu evästeistä.

Voimme kuitenkin säilyttää rekisteröityjen tarpeellisia henkilötietoja pidempään kuin yllä on kuvattu, jos olemme velvollisia säilyttämään niitä lain mukaan tai se on tarpeen mahdollisen oikeudenkäynnin tai muiden vastaavien syiden vuoksi.

Tarkistamme säännöllisesti rekistereissä olevien tietojen tarpeenmukaisuuden ja pidämme kirjaa tarkastuksista.

9) REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus käyttää kaikkia alla lueteltuja oikeuksia.

Oikeuksia koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina kohdassa 2 mainitulle henkilölle. Rekisteröidyn oikeudet voidaan toteuttaa vasta, kun rekisteröidyn henkilöllisyys on varmennettu asianmukaisella tavalla.

Oikeus Tarkempi selite:
Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja rekisterinpitäjä on tallentanut hänestä.
Oikaisu- ja poisto-oikeus Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot laissa säädetyin perustein.
Rajoittamisoikeus Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyin perustein.
Siirto-oikeus Rekisteröidyllä on oikeus saada ne häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jos käsittely perustuu suostumukseen tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
Vastustamisoikeus Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten. Jos henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällä perusteella lain mukaisesti.
Automatisoidut yksittäispäätökset, profilointi mukaan luettuna Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.
Oikeus peruuttaa suostumus Mikäli henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on rekisteröityjen antama suostumus, on rekisteröidyillä myös oikeus suostumuksen peruuttamiseen.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Valitus voidaan tehdä siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut.

10) TIETOTURVA

Käytämme ainakin seuraavia tietoturvatoimia suojataksemme meidän vastuullamme olevia henkilötietoja: (i) henkilötietoihin pääsy on rajattu; (ii) henkilötietoja suojataan virustorjunnalla, haittaohjelman torjunnalla ja muilla vastaavilla ohjelmilla; (iii) jokaiselle henkilötietoryhmälle on asetettu vastuuhenkilö; (iv) käytämme ajantasaisia ja luotettavaksi todettuja ohjelmia ja järjestelmiä voidaksemme taata tietojen jatkuvan luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden ja vikasietoisuuden; (v) käytämme ajantasaisia ja luotettavaksi todettuja ohjelmia ja järjestelmiä voidaksemme taata, että fyysisen tai teknisen vian sattuessa tiedot ja pääsy niihin voidaan palauttaa nopeasti; ja (vi) arvioimme säännöllisesti meidän henkilötietojen käsittelytoimia.